HOME 100 % Vorkontierung – die Erfolgszutat für höchste Datenqualität

100 % Vorkontierung – die Erfolgszutat für höchste Datenqualität

Bessere Daten, weniger Fehler, geringerer Verwaltungsaufwand und eingesparte Kosten: All das ermöglicht ein neues Tool zur Rechnungsabwicklung, das die HOGAST kürzlich einführte und das nun im F&B-Bereich erste Erfolge erzielt.

Zwei Jahre lang arbeitete ein Expertenteam an der Entwicklung eines digitalen Einkaufsmanagement-Tools. Nun werden sukzessive die Lieferanten online geschaltet. „Über 400 unserer gut 870 Lieferpartner im F&B-Bereich konnten wir bereits elektronisch anbinden“, erzählt Warengruppenmanagerin Silvia Kleber, die maßgeblich an der Entwicklung des Tools beteiligt war. Die Abteilung Food & Beverage gilt als Vorreiterin, schließlich sind hier mit 95 Prozent die meisten Lieferpartner im Tool integriert.

Doch was bedeutet 100 % Vorkontierung konkret?
Im Bestellvorgang senden die Lieferpartner zwei Listen an die HOGAST – den Artikelstamm mit sämtlichen Preisen und Einheiten und im Anschluss den Rechnungsstamm. In der Vergangenheit gab es oft Abweichungen zwischen diesen beiden Stämmen. Die häufigsten Fehlerquellen sind nicht vorhandene Einheiten, Artikel oder Preise. Mit der 100 % Vorkontierung gleicht das System die Daten ab und prüft, ob Artikel- und Rechnungsstamm übereinstimmen. Ist dem nicht so, wird die Rechnung gestoppt. Das heißt, der Lieferpartner bekommt eine automatische Benachrichtigung per E-Mail mit den Details zu den fehlenden oder fehlerhaften Daten. Erst, wenn die Fehler korrigiert sind, wird die Rechnung freigegeben.

Welche Vorteile ergeben sich durch die 100 % Vorkontierung?
Das engmaschige Kontrollsystem sorgt dafür, dass keine Fehler durchrutschen. Was bestellt wird, muss exakt so auf der Rechnung stehen. Die Mitglieder profitieren von sauberen Rechnungen, die ohne manuelle Nachbearbeitung direkt zur Zahlung oder an den Steuerberater weitergeleitet werden. Dieser kann die vorkontierten Rechnungen direkt verarbeiten, was unzählige Stunden spart. Somit werden Zeit, Geld und Gutschriftsanforderungen reduziert sowie der Verwaltungsaufwand minimiert.

Den Lieferpartnern hilft das System, fehlerhafte Rechnungen und unklare Artikelstämme (künftig) zu vermeiden. Und die höhere Datenqualität entlastet HOGAST-Mitarbeiter in der Rechnungskontrolle, da die automatische Prüfung Fehler vorab herausfiltert, sodass nur problematische Rechnungen manuell geprüft werden müssen. Dies erlaubt den Mitarbeitern, sich auf strategische Aufgaben wie Preisverhandlungen und bessere Einkaufsbedingungen zu konzentrieren – stets, um beste Vorteile für die Mitglieder zu erzielen.

Erfahrungen aus der Praxis

Taisia Skrypka von der Woisetschläger Mutschlechner Steuerberatung GmbH in Schwarz betreut einige HOGAST-Mitglieder und weiß nur Gutes von der 100 % Vorkontierung zu berichten:

Was sind die größten Vorteile von vorkontierten Rechnungen?
Sie machen die Buchhaltung schneller. Ich brauche zur Bearbeitung deutlich kürzer, da ich die Rechnungen nur mehr kontrollieren muss – und bei meinen Klienten ist meistens alles richtig.
Arbeiten auch andere Ihrer Klienten mit Vorkontierung?
Nein, HOGAST ist hier ein echter Vorreiter. Es ist für meine tägliche Arbeit eine große Erleichterung, dass alles im Vorfeld so super vorbereitet wird.
Wie empfinden Sie die digitale Übermittlung der Rechnungen?
Darauf möchte ich nicht mehr verzichten. Ich bekomme alle Rechnungen meiner HOGAST-Mitglieder auf elektronische Weise zugespielt. So ist es ganz einfach, Dinge nachzuzählen, nachzurechnen und zu kontrollieren. Bei anderen Klienten muss ich zum Teil wochenlang warten, bis mir die physischen Unterlagen gebracht werden. Bei der HOGAST habe ich alles digital – das ist super!

Mit der 100 % Vorkontierung setzt die HOGAST neue Maßstäbe in der Rechnungsabwicklung: Mitglieder profitieren von Zeit- und Kosteneinsparungen, Lieferanten von klareren Abläufen und die Genossenschaft von höherer Datenqualität. Mit diesem innovativen Tool unterstreicht die HOGAST einmal mehr ihre Vorreiterrolle im digitalen Einkaufsmanagement.