Optimierte Prozesse – ein HOGAST-Plus

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Jedes digitale Tool soll dem User seinen Alltag erleichtern und ihm helfen, Prozesse zu optimieren. Genau diesen Vorteil haben die Nutzer von myHOGAST und der anderen elektronischen Lösungen, die unsere Einkaufsgenossenschaft exklusiv für Mitglieder zur Verfügung stellt. Konkrete Beispiele sind die HOGAST-Rechnungskontrolle, die Buchhaltungsschnittstellen und die Vorkontierung durch die Einkaufsgenossenschaft.

Die Basis der Prozessvereinfachung ist die elektronische Anbindung der Lieferpartner an die HOGAST-Systeme. Sie ist die Voraussetzung für Rechnungsprüfung, Vorkontierung, Warenkörbe, Ausschreibungen, Bonusberechnung und letztlich auch für das einwandfreie Funktionieren von myHOGAST. Neue Partner werden bei der Anbindung vom IT-Team und der jeweils zuständigen Fachabteilung unterstützt. Es kommen verschiedene Schnittstellen-Formate zum Einsatz, um Artikel, Rechnungen und Lieferscheine digital zu übermitteln.

1,4 MILLIONEN BELEGE UND 20 MILLIONEN ARTIKELDATEN

Mittlerweile verarbeitet die HOGAST-Unternehmensgruppe 95 Prozent aller Rechnungen – in Zahlen: 1,4 Millionen Belege im Jahr – elektronisch. Über 20 Millionen Artikeldaten werden in der Datenbank verwaltet. Rechnungen und Artikeldaten werden in der HOGAST-Rechnungskontrolle zusammengeführt.

Sich nicht mehr im Betrieb um die Rechnungskontrolle kümmern zu müssen, ist einer der größten Vorteile der Mitgliedschaft in der HOGAST-Gruppe. Voraussetzung dafür ist, dass der Lieferpartner die elektronische Anbindung abgeschlossen hat und zwischen Mitglied und Lieferant keine „nicht darstellbaren Rabatte“ (also Naturalrabatte) vereinbart wurden.

HOGAST-RECHNUNGSKONTROLLE: TRANSPARENTE PROZESSE

Die Prozesse der Rechnungskontrolle sind ganz einfach: Rechnungen, die Differenzen, seien es zu hohe Preise oder fehlende Rabatte, aufweisen, gehen an den zuständigen Mitarbeiter. Er erhebt den Fehler und schickt eine Gutschriftsanforderung an den betroffenen Partner. Sobald der Lieferant die Gutschrift korrekt übermittelt hat, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. All das passiert, ohne dass der Mitgliedsbetrieb etwas beitragen muss, aber dennoch sehr transparent. Um die Zuordnung einer Gutschrift zur fehlerhaften Rechnung zu erleichtern, wird der Beleg an die betroffene Rechnung angefügt. In der Auswertung „Ansicht Rechnungskontrolle“ auf myHOGAST kann außerdem jedes Mitglied einsehen, welcher seiner Lieferpartner häufig Fehler verursacht.

VORKONTIERUNG UND BUCHHALTUNGSSCHNITTSTELLEN

Doch was bringt eine elektronische Rechnung, die ich am Ende des Tages für die Buchhaltung oder den Steuerberater erst wieder ausdrucken muss?! Ein weiterer großer Prozessvorteil für HOGAST-Mitglieder ist daher die automatische Vorkontierung. Im Rahmen dieses kostenlosen Services werden die Rechnungen gemäß dem Einheitskontenrahmen STAR vorkontiert. Auf myHOGAST ist aber jederzeit die Anpassung an den individuellen Kontenrahmen möglich. Auch die einheitliche Vorkontierung für bestimmte Lieferpartner ist einstellbar. Auf Wunsch übermittelt die HOGAST alle Daten im XML-Format, um sie direkt in die eigene Buchhaltungssoftware importieren zu können. Zahlreiche Buchhaltungsprogramme verfügen bereits über HOGAST-Schnittstellen – die Buchhaltung wird somit wesentlich entlastet.

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TIPP:

Wenden Sie sich als HOGAST-Mitglied bei Fragen zur Rechnungskontrolle an Ihre/-n Einkaufsmanager/-in oder den zuständigen Innendienstmitarbeiter (auf jeder elektronischen Rechnung mit Kontaktdaten angeführt). Informationen zur Vorkontierung erhalten Sie bei unserem Experten Christan Bründlinger unter 06246 8963 354 oder bruendlinger@hogast.at.

Titelbild: Getty Images

4. November 2021