Was passiert mit Ihren Anfragen?

Jedes Jahr trudeln in der Investitions- und Verbrauchsgüter-Abteilung der HOGAST 10.000 individuelle Anfragen von Mitgliedern ein. Dass 20 Personen reichen, um diese Zahl zu bewältigen und jeder einzelnen Anfrage die nötige Zeit und Aufmerksamkeit zu widmen, liegt zum einen am großen Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, zum anderen an einem ausgeklügelten technischen System.

Bereits in der Einschulungsphase wird jedem neuen Mitarbeiter der Umgang mit Anfragen genau erklärt, denn das ist ein grundlegendes Element der HOGAST-Dienstleistung. Wichtig ist vor allem: Alle Schritte müssen genau erfasst werden. Mitglieder sollen im EasyGoing nämlich jederzeit überprüfen können, wie es um ihre Anfrage steht.

Umfassende Dokumentation

Das Anliegen wird in einem ersten Schritt dokumentiert: Welches Mitglied hat sich gemeldet? Wer ist die Ansprechperson im Betrieb? Um welches Produkt geht es? Bei Unklarheiten seitens des zuständigen HOGAST-Mitarbeiters nimmt dieser mit dem Mitglied persönlich Kontakt auf. Anschließend werden Lieferpartner kontaktiert, um Angebote einzuholen. Falls von einem Partner nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums ein Angebot übermittelt wird, urgiert der zuständige Innendienst-Mitarbeiter.

Die eingelangten Angebote werden dem Mitglied übermittelt und, wenn sie nicht selbsterklärend sind, übersichtlich aufbereitet. Wenn sich das Mitglied für ein Angebot entschieden hat, wird den nicht zum Zug gekommenen Lieferpartnern eine Absage zugesendet und dem beauftragten grünes Licht für die Abwicklung gegeben. Doch damit ist die Arbeit der HOGAST noch lange nicht getan, schließlich stehen noch Kontrollarbeiten, insbesondere die Rechnungskontrolle, und die Behandlung etwaiger Reklamationen an.

Fachwissen gefragt

„Besonders gefordert sind wir natürlich beim Einholen und Auswerten von Angeboten“, erzählt Barbara Schnöll, eine der Mitarbeiterinnen, die mit der Anfragenbearbeitung beschäftigt ist. „In vielen Fällen sind die Angebote gleichwertig und der beste Preis entscheidet. Manchmal hat das Mitglied auch eine Präferenz, wenn es mit einem Lieferpartner schon gute Erfahrungen gemacht hat. Immer ist aber auch unser Fachwissen gefragt.“

Im IG- und VG-Bereich werden oft sehr umfangreiche Anfragen gestellt, bei denen es um große Mengen, mehr als ein Produkt oder sogar mehrere Produktgruppen geht. Entscheidend ist dann nicht nur der Preis, sondern auch der Umfang und die Qualität des Angebots. „In jedem Fall wird kein Lieferpartner bevorzugt, entscheidend sind einzig und allein die bestmöglichen Lösungen für unsere Mitgliedsbetriebe. Die Mitglieder können uns übrigens jederzeit kontaktieren, wenn sie Fragen haben. Und natürlich treffen die Endentscheidung einzig und allein sie – wir sind nur neutrale Berater“, betont Barbara Schnöll.

Infosystem im EasyGoing

Mitglieder können im EasyGoing übrigens jederzeit überprüfen, welche Anfragen sie gestellt haben. Einfach im Bereich „Anwendungen“ auf den Unterpunkt „Anfragen“ klicken und man gelangt ins Anfragen-Infosystem, in dem alle Anfragen inklusive des aktuellen Status aufgelistet und wichtige Dokumente hinterlegt sind. Auch kann man hier ersehen, welcher HOGAST-Ansprechpartner zuständig ist und diesen direkt kontaktieren.

Für Fragen zum Anfragen-Infosystem und zur Anfragenbearbeitung im Allgemeinen stehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Investitions- und Verbrauchsgüter-Abteilung gerne zur Verfügung.

11. Mai 2018