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Selbst ist der Gast

Effektive Unterstützung bei Routineaufgaben, mehr Zeit für persönliche Betreuung: klingt verlockend in den Ohren eines jeden Hoteliers. Möglich wird dies dank innovativer Self-Check-in-Terminals – sprich Geräten, auf denen Gäste eigenständig im Hotel ein- und auschecken können.

Peter Sigmond, Warengruppenmanager Investitionsgüter der HOGAST-Unternehmensgruppe, ist mit der fortschrittlichen Technik bestens vertraut und gibt der plus.punkt-Redaktion spannende Einblicke:

Peter, was sind die Vorteile der Self-Check-in-Terminals?

Das System ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte An- und Abreise der Gäste, was vor allem bei hohem Besucheraufkommen praktisch ist. Zudem verkürzt es die Wartezeiten und entlastet das Personal, das sich so besser auf die persönliche Betreuung der Gäste konzentrieren kann. Ein weiterer Pluspunkt ist die Flexibilität. Die Gäste können 24/7 einchecken.

Sind Self-Check-in-Terminals als Unterstützung für die Rezeption gedacht oder langfristig als Ersatz?

In erster Linie sollen sie eine Ergänzung darstellen, um das Gästemanagement effizienter zu gestalten. Sie können den Rezeptionisten unterstützen, indem sie Routineaufgaben übernehmen. Aber die persönliche Note und der Service eines Mitarbeiters können nie vollständig ersetzt werden. Der direkte Kontakt bleibt wichtig, vor allem bei Sonderwünschen oder persönlichen Empfehlungen.

Wie verhält es sich in Sachen Sicherheit?

Diese hat bei Self-Check-in-Terminals hohe Priorität. Moderne Systeme sind mit Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet, die sicherstellen, dass beispielsweise verlorene Zimmerkarten sofort gesperrt werden können. Zudem werden oft zusätzliche Sicherheitsmechanismen wie PIN-Codes oder biometrische Daten verwendet, um unautorisierten Zugriff zu verhindern.

Wenn Gäste etwas aus der Minibar entnommen haben, können sie dann nur auschecken, wenn sie das Konsumierte beim Self-Check-in-Terminal bezahlen?

Ja, die meisten Terminals sind so konzipiert, dass sie den Gästen die Möglichkeit bieten, ihre gesamten Ausgaben vor dem Auschecken zu begleichen. Das System erfasst die Konsumation aus der Minibar automatisch und fügt sie zur Endabrechnung hinzu.

Erkennen Hotels zunehmend die Vorteile dieser Technologie?

Die Nachfrage wächst stetig. Immer mehr Hotels investieren in diese Technologie, um ihren Service zu verbessern und den Gästen mehr Flexibilität zu bieten.

Wie kann die HOGAST helfen?

Wir können in vielerlei Hinsicht unterstützen – wir bieten nicht nur eine breite Auswahl an zuverlässigen Anbietern für Self-Check-in-Terminals, sondern auch Beratung und Unterstützung bei der Implementierung und Integration der Systeme.

Martin Trenkwalder und Gerhard Fink, die Geschäftsführer der All Suite Resorts Österreich GmbH, vertrauen bereits auf Self-Check-in-Terminals.

Wieso haben Sie sich für einen Kauf eines Self-Check-in-Terminals entschieden?

Um die Öffnungszeit für unseren Check-in auf sieben Tage rund um die Uhr zu erhöhen und damit die Gästezufriedenheit zusätzlich zu steigern. Das System der HelloGuest Solutions GmbH ermöglicht unseren Gästen, schnell und bequem einzuchecken, ohne auf persönliche Interaktion warten zu müssen. Durch die Automatisierung des Check-in-Prozesses können wir Ressourcen effektiver für aktiven Gästeservice einsetzen, was insbesondere in Stoßzeiten einen reibungsloseren Betriebsablauf gewährleistet. Zudem bietet der Self-Check-in-Terminal auch außerhalb der regulären Rezeptionszeiten Flexibilität für unsere Gäste und erspart nächtliche Notrufe wegen verlorener Apartment-Schlüsselkarten.

Gab es anfangs Vorbehalte gegenüber dem System, seitens Ihrer Mitarbeiter und Gäste?

Ja, die gab es. Die Mitarbeiter waren besorgt, dass die Technologie sie ersetzen könnte oder dass sie Schwierigkeiten haben würden, die neuen Systeme zu bedienen und zu warten. Einige Gäste zögerten ebenfalls, da sie befürchteten, dass der persönliche Kontakt und der gästespezifische Service, den sie gewohnt waren, verloren gehen könnte. Wir haben diese Bedenken ernst genommen und umfassende Schulungen für unsere Mitarbeiter angeboten sowie eine Übergangsphase eingerichtet, in der Mitarbeiter den Gästen bei der Nutzung des Self-Check-in-Terminals zur Seite standen. Dies hat geholfen, das Vertrauen in die neue Technologie zu stärken und zu zeigen, dass sie die Servicequalität ergänzt, anstatt sie zu ersetzen.

Was raten Sie anderen Hoteliers, die mit dem Gedanken spielen, sich einen Self-Check-in-Terminal zuzulegen?

Wir empfehlen, schrittweise vorzugehen:

Prozessdefinition: Definieren Sie genau Ihre internen Prozesse und stellen sie diese grafisch dar.
Marktanalyse: Wählen Sie einen Terminal, der mit Ihren technischen Systemen kompatibel sowie einfach von Ihren Gästen zu bedienen ist.
Mitarbeiter einbinden: Informieren und schulen Sie Ihr Personal frühzeitig, um Akzeptanz zu fördern.
Gästefeedback: Nutzen Sie Gästefeedback, um Ihre Prozesse laufend zu verbessern.
Hybridlösung: Kombinieren Sie Self-Service mit traditionellem Check-in, um verschiedene Gästepräferenzen zu bedienen.
Testphase: Führen Sie zunächst ein Pilotprojekt durch, um Probleme vor der vollständigen Implementierung in weiteren Häusern zu identifizieren.