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Sicherheit beim digitalen Check-in

Immer mehr Hotels bieten Gästen Digitale Check-In-Möglichkeiten an. Der Trend hält auch nach Corona an, schließlich geht es nicht nur um Kontaktlosigkeit. Hauptargument für den Umstieg ist die Vereinfachung des Eincheck-Prozesses, davon profitieren neben den Besuchern auch die Rezeptionsmitarbeiter. Das System muss allerdings nicht nur technische, sondern auch rechtliche Voraussetzungen erfüllen.

Verstöße gegen das Meldegesetz können für Hoteliers schwerwiegende Konsequenzen haben. Betrieben in Deutschland wird deshalb schon seit 2021 eine rechtssichere Lösung für den digitalen Check-in angeboten. Für österreichische Beherbergungsbetriebe gibt es nun das digitale Gästeverzeichnisblatt – damit können Gäste in Österreich ab sofort komplett digital, rund um die Uhr UND unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften einchecken.

Der rechtskonforme Meldezettel

Grundsätzlich verlangen sowohl das österreichische als auch das deutsche Meldegesetz, dass jeder Hotelgast am Anreisetag registriert wird. Jedoch unterscheiden sich die beiden Meldegesetze in ihren Anforderungen an die Registrierungsformulare. Mit dem digitalen Gästeverzeichnisblatt profitieren Hotels, Mitarbeiter und Gäste in Österreich vom rechtssicheren digitalen Check-in.

Entsprechend der gesetzlichen Bestimmung wurde eine fortlaufende, nicht veränderbare Nummerierung eingeführt. Damit die Nummerierung wirklich fortlaufend ist, wird sie am digitalen Gästeverzeichnisblatt erst automatisch ergänzt, wenn der Gast den Meldezettel am Anreisetag unterschrieben hat. Zudem wird im österreichischen Formular entsprechend der Meldeverordnung das Geschlecht des Hotelgastes abgefragt.

Unterschiede zum deutschen Formular

Auch das tatsächliche Abreisedatum wird erfasst und am Abreisetag zusätzlich zum bereits eingetragenen voraussichtlichen Abreisedatum am Meldezettel vermerkt. Der HOGAST-Partner Betterspace hat dafür bei seiner Variante des digitalen Check-ins eine PMS-Anbindung implementiert. Auf diese Weise wird das tatsächliche Abreisedatum am digitalen Gästeverzeichnisblatt automatisch erfasst, sobald der Check-out des Gastes im PMS-System erfolgt ist.

Seit 1. Mai 2017 gilt in Österreich, dass es ausreicht, für Mitreisende im sogenannten familiären Verbund den Namen und das Geburtsdatum zu erfassen. Das wurde beim digitalen Meldezettel für Österreich ebenfalls berücksichtig: Der Gast bestätigt mit seiner Unterschrift gleichzeitig die Richtigkeit der Daten der Mitreisenden. Sowohl die digitale Unterschrift auf dem Meldezettel als auch eine qualifizierte digitale Signatur sind zulässig.

Die Vorteile des digitalen Gästeverzeichnisblatts

Durch die Integration des digitalen Gästeverzeichnisblatts in den digitalen Check-in-Prozess sparen ab sofort auch österreichische Hotel-Mitarbeiter jede Menge Zeit. Zusätzlich werden bürokratische Pflichten durch Automatisierung reduziert und das Personal entlastet. Die Gäste füllen das Gästeverzeichnisblatt online – via Smartphone, Check-in-Terminal oder Frontoffice Tablet – aus. Am Tag der Anreise unterschreiben die Hotelgäste das Gästeverzeichnisblatt; durch die Anbindung an das PMS-System werden die Daten automatisch übertragen. Das reduziert letztlich auch die Fehleranfälligkeit durch Tippfehler oder Probleme beim Entziffern von handschriftlichen Angaben. Übrigens: Die Löschung der Meldezettel erfolgt nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren ebenfalls automatisch.